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idUS: Políticas

Políticas

1. Política de contenidos y de colecciones

idUS es un repositorio cuyo objetivo es permitir el acceso abierto a la producción científica de la US, aumentando la visibilidad de los contenidos generados por sus autores y garantizando la preservación de los mismos. 

idUS puede recoger todo tipo de material científico (artículos, comunicaciones a congresos, tesis doctorales, libros, capítulos, etc.) siempre y cuando:

  • Sea producido por miembros en activo de la comunidad universitaria: significa que el autor o coautor de un trabajo
  • Pertenezca al ámbito de la investigación o de la divulgación científica
  • Esté en formato digital
  • Esté completo para su distribución y archivo
  • Haya pasado un proceso de revisión, o bien haya sido publicado con antelación o esté aprobado para este hecho. Ello es debido a que el repositorio no garantiza por sí mismo la calidad de los contenidos depositados.
  • El autor/titular del copyright del trabajo pueda y quiera conceder a idUS la licencia no exclusiva para preservar y difundir el trabajo en cuestión a través del repositorio de la US. En el caso de que el autor de un  trabajo haya transferido sus derechos de copyright a un editor, idUS solamente cargará su texto completo siempre y cuando la política de permisos del editor en cuestión contemple el depósito en abierto de alguna versión del trabajo.

idUS estructura sus contenidos en 3 grandes comunidades:

  • Investigación: da acceso a los documentos generados por los docentes e investigadores de la US en su labor de investigación, principalmente, tesis doctorales, artículos, libros, capítulos de libros, etc.
  • Revistas US: alberga las revistas editadas por el Secretariado de Publicaciones de la Universidad de Sevilla.
  • Trabajos Académicos: reúne tesis doctorales, trabajos fin de grado, trabajos fin de máster y proyectos fin de carrera. Los TFG y TFM han de tener una calificación de sobresaliente o matrícula de honor y estar autorizados por el autor y el tutor para su incorporación al repositorio.

Cada comunidad está constituida por diversas Subcomunidades (Departamentos, Institutos, etc.), que organizan su material científico en Colecciones que hacen referencia a la variedad tipológica de los contenidos.

idUS admite el depósito del siguiente material científico:

  • Artículos preprints y postprints. Los preprints son las versiones que mandan los autores para ser evaluadas por un comité de pares de revistas científicas. Los postprints pueden ser de  autor o de editor y hacen referencia a los artículos que han pasado la evaluación de los pares.
    • Los postprints de autor son las versiones de los artículos en que el autor ha incorporado las sugerencias del comité de pares para mejorar el texto
    • Los postprints de editor son las versiones finales que aparecen publicadas en las revistas científicas, con el logo del editor.

La base de datos SHERPA/ROMEO recoge las políticas de permisos de más de 1.700 editores en el mundo; es una herramienta útil para comprobar si es posible o no depositar en idUS un artículo publicado en una revista científica, y si es así, qué versión del trabajo es susceptible de ser archivada. Para revistas españolas se recomienda usar la base de datos Dulcinea.

  • Comunicaciones a congresos, jornadas, seminarios y otras reuniones científicas, así como presentaciones y pósters
  • Tesis doctorales, Trabajos Fin de Máster, Trabajos Fin de Grado y Proyectos Fin de Carrera
  • Libros y capítulos de libros
  • Conjuntos de datos
  • Multimedia
  • Patentes
  • Material digitalizado: siempre y cuando se cumpla con los permisos oportunos en cuanto a derechos de autor se admiten copias digitalizadas de trabajos que por su antigüedad carezcan de una versión electrónica disponible en internet.

idUS acepta material científico en cualquier idioma, siendo el español y el inglés los más representativos.

idUS acepta documentos en los formatos comúnmente utilizados, pero por razones de accesibilidad y preservación digital es recomendable un formato fácilmente legible en el entorno web (como es el PDF). En líneas generales, se prefieren formatos abiertos como RTF, TIFF y JPG frente a formatos propietarios (Word, GIF, etc). Ver Política de preservación y formatos

 

Esta política de contenidos podrá ser revisada por el equipo de gestión de idUS.

2. Política de servicios

idUS pone a disposición de sus usuarios una serie de servicios para promover un uso fácil y eficiente del repositorio

  • Define la misión, objetivos, servicios y desarrollo del repositorio
  • Coordina las iniciativas del repositorio
  • Ofrece servicios de consultas y apoyo técnico sobre el funcionamiento cotidiano del repositorio
  • Organiza cursos de divulgación, formación y promoción sobre el funcionamiento del repositorio de la US y variadas temáticas relativas al acceso abierto. El equipo de gestión de idUS también tendrá en cuenta las peticiones procedentes de los centros y bibliotecas de la US para la organización de sesiones sobre temáticas específicas
  • Crea recursos de formación, estudios, informes, manuales, material divulgativo, estrategias de comunicación y promoción
  • Fomenta el intercambio de conocimientos e información mediante nuevos canales de comunicación
  • Asesora en cuestiones de derechos de autor
  • Diseña e implementa la política de preservación digital (Ver Política de preservación y formatos)
  • Incorpora nuevas funcionalidades en el repositorio, ofreciendo así más y mejores servicios

Esta política de servicios podrá ser revisada por el equipo de gestión de idUS.

3. Política de metadatos

Los metadatos son la información mínima necesaria para identificar un recurso. Es toda aquella información descriptiva sobre el contexto, calidad, condición o características de un recurso, dato u objeto con la finalidad de facilitar su recuperación, autentificación, evaluación, preservación y/o interoperabilidad.

Hay diversos tipos y modelos de metadatos. Dublin Core (DC) es el esquema de metadatos usado en idUS. Cualquier usuario puede acceder a los metadatos de idUS gratuitamente. Estos pueden ser reutilizados en cualquier medio sin permiso previo para fines no lucrativos siempre que se proporcione el identificador de OAI o un enlace al registro de metadatos original en idUS.

4. Política de datos

El contenido de idUS es accesible a la comunidad internacional de usuarios gratuitamente.

Se pueden realizar copias de registros en texto completo para ser reproducidos, visualizados o representados en cualquier formato o en cualquier medio para fines educativos, de estudio, y no lucrativos, sin necesidad de pedir permisos explícitos, siempre y cuando

  1. se den el nombre de los autores, el título y los detalles bibliográficos completos
  2. se incluya un hipervínculo o una URL a los metadatos originales y
  3. el contenido no sea cambiado de ninguna manera.

Los registros en texto completo pueden ser recolectados de forma puntual por robots. Para una recolección sistemática de los registros en textos completos, es necesaria la autorización explícita por parte de idUS.

Los registros en texto completo no pueden ser vendidos en ningún formato o medio sin la autorización formal de los poseedores del copyright.

5. Política de depósitos

Esta sección define quién puede depositar en idUS y cómo hacerlo.

El depósito de documentos o ítems en las distintas colecciones de idUS puede realizarse a través de las siguientes vías:

  • Autoarchivo: mediante el cual los investigadores de la US pueden depositar sus trabajos en el servidor, tras la aceptación de la licencia y bajo su propia responsabilidad. El investigador que deposita un documento se responsabiliza de la autoría del mismo y de no haber transferido o cedido en exclusiva los derechos de explotación de esa obra a terceros (caso de las editoriales comerciales). El depósito será revisado por el personal técnico de la Biblioteca para verificar que cumple con los permisos necesarios para difundirse en abierto. El usuario recibirá un mensaje de correo electrónico informándole al respecto. Este correo contiene la URL persistente asignada al documento. En el caso de que el equipo de gestión de idUS detecte alguna incidencia (por ejemplo, el archivo subido no corresponde con el documento descrito), rechazará el envío y lo comunicará por correo electrónico. Se pueden realizar las modificaciones oportunas y volver a enviarlo.
  • Archivo delegado: los investigadores de la US pueden solicitar a la Biblioteca el depósito de documentos en una determinada comunidad mediante la cumplimentación de un formulario y el envío adjunto del texto completo del documento.

Todos los miembros del personal docente e investigador de la Universidad  de Sevilla pueden autoarchivar documentos de investigación en idUS, accediendo con su UVUS. Las tesis, TFM y TFG se alojarán por archivo delegado.

El último paso para el depósito de un trabajo es la concesión de una licencia de distribución no exclusiva por la que el autor autoriza a idUS a archivar, difundir en abierto y preservar dicho trabajo. Según se deposite un TFG/TFM, las ponencias de un Congreso o la producción científica de un autor, se utilizará una de las tres licencias disponibles. Cada una de ellas supone la aceptación de las siguientes condiciones: 

 

 

CONDICIONES PARA LA DIFUSIÓN Y PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN  idUS

          La presente cesión permite al repositorio institucional:

  1. Transformar la obra en un formato apropiado si es necesario para su incorporación al repositorio o para su preservación e incorporar los metadatos necesarios y los sistemas de seguridad pertinentes
  2. Reproducirla y almacenarla en los servidores que sea necesario con el fin de garantizar su seguridad y conservación.
  3. Su comunicación pública y su puesta a disposición de modo libre y gratuito a través del archivo abierto institucional, según las condiciones de la licencia CC (by-nc-nd).
  4. La cesión a terceros de los derechos objeto de esta licencia, en las mismas condiciones, con la finalidad de difundir las obras a través de recolectores, otros repositorios de documentación científica y/o archivos digitales.

          Derechos del autor

  1. El autor debe aparecer claramente identificado como titular de la obra.
  2. Podrá solicitar su retirada por causa justificada y acreditada.
  3. El contenido del documento será respetado íntegramente.
  4. Recibirá notificación de aquellas posibles reclamaciones que pudieran originarse relativas a los derechos de propiedad intelectual sobre dicha obra.

           Deberes del autor

  1. Garantizar la originalidad de la obra y que ésta no atenta contra el derecho al honor, a la intimidad y a la imagen de terceros.
  2. Garantizar que esta cesión no  infringe ningún derecho relativo a propiedad industrial, intelectual o cualquier otro.
  3. Asumir cualquier responsabilidad, reclamación o indemnización contra la Universidad de Sevilla en caso de demanda relacionada con los derechos de propiedad intelectual cedidos en esta autorización.
  4. Si el documento contiene materiales de los que no es titular de los derechos de explotación, declara que ha obtenido el permiso para depositarlos y que ese material está identificado claramente.
  5. En caso de previa cesión a terceros de los derechos de explotación de la obra, el autor declara que tiene la oportuna autorización de dichos titulares de derechos a los fines de esta cesión o bien que retiene la facultad de ceder estos derechos en la forma prevista en la presente cesión y así lo acredita.
  6. Si el documento se basa en trabajos financiados o patrocinados por organizaciones distintas a la Universidad de Sevilla, declara haber cumplido con los derechos y obligaciones del contrato o acuerdo.

 

 

Los autores que depositen en idUS no están autorizados a modificar los trabajos que hayan depositado. Las modificaciones corren a cargo del equipo de gestión de idUS, por lo que si el autor desea realizar algún cambio deberá ponerse en contacto con los mismos.

Las licencias de idUS no son incompatibles con otros usos ni vías de difusión que el autor considere oportunos para su obra.

6. Política de edición, retención, sustitución y eliminación de registros

idUS pretende retener todos los documentos depositados, por lo que no se contempla la eliminación de registros, con algunas excepciones que se detallan a continuación.

  • Si un investigador/a de la US tuviera que revisar la información de un documento cargado en idUS para realizar pequeñas correcciones en los metadatos existentes y/o para añadir nuevos campos de metadatos, puede consultar el Manual de autoarchivo en idUS. Algunas modificaciones solo pueden ser realizadas por los gestores de idUS: cambiar colecciones de registros, borrar registros completos y eliminar archivos en los casos de embargo o vulneración de derechos de propiedad intelectual.
  • No están permitidos los cambios directos en el contenido depositado. Si un autor/a revisa sustancialmente el contenido de un trabajo suyo y desea depositar una nueva versión, deberá hacerlo como un registro y un documento nuevos. El equipo de gestión de idUS podrá ayudarle a enlazar ambas versiones del trabajo e incluir información sobre qué versión es la apropiada. La política de idUS es conservar todas las versiones de los trabajos depositados.
  • idUS conservará los depósitos de los trabajos de autores/as miembros de la Universidad de Sevilla aunque cambien de afiliación institucional.

Excepcionalmente, los gestores del repositorio eliminarán, sin pedir el consentimiento previo al autor o autora del trabajo, los registros que:

  • No sean pertinentes con la naturaleza de idUS
  • Soporten un formato cuyo archivo o visualización sea absolutamente inapropiado en idUS (Ver política de preservación y formatos)
  • Contengan código malicioso o presenten cualquier otro problema técnico.
  • Sean trabajos duplicados.
  • Infrinjan los derechos de autor

En este último caso, tanto si se trata de un plagio como de una obra que se ha depositado sin permiso del propietario de los derechos de explotación, el registro y su documento se eliminarán inmediatamente y se contactará con la persona que haya realizado el depósito para pedir una versión del trabajo que sí sea susceptible de ser depositada.

Los registros eliminados no serán borrados definitivamente. idUS almacenará una copia privada. En estos casos, la dirección electrónica (URL) permanente del elemento continuará vigente y apuntará a una nota explicando las razones de la retirada.

7. Política de preservación y formatos

Con el objeto de asegurar la disponibilidad del contenido de idUS y que pueda ser leído o reproducido:

  • El contenido será comprobado regularmente para preservar su integridad, seguridad y durabilidad.
  • El contenido será transformado en nuevos formatos cuando se considere necesario (en base a esos mismos criterios de seguridad y durabilidad).
  • Se proporcionarán, cuando sea posible, emulaciones de software para el acceso a formatos que no puedan ser migrados.
  • Se realizan copias de seguridad regulares del contenido completo de idUS, incluyendo datos y metadatos.

En cuanto al soporte de formatos:

  • De acuerdo con la Norma Técnica de Interoperabilidad por la que se aprueba el catálogo de estándares, y con el objeto de garantizar la interoperabilidad y la prestación del servicio de acceso a los elementos depositados en idUS en condiciones que permitan la independencia de las alternativas tecnológicas seleccionadas por los usuarios finales, se recomienda el depósito de contenido en los formatos documentales recogidos en dicha norma.
  • De acuerdo con el párrafo anterior, y considerando las capacidades del software utilizado por el repositorio, así como los formatos de uso más común, se desarrolla en el Anexo I una relación de formatos.
  • No se permite el depósito de elementos protegidos mediante contraseña, cifrados total o parcialmente, o que contengan código malicioso.
  • Sobre el tamaño de los ficheros, el límite máximo establecido para cada archivo individual en idUS es de 512 MB.

En el caso de producirse el cierre del servicio de depósito de documentos en idUS, y para respetar en la medida de lo posible las políticas descritas anteriormente, el contenido del repositorio será trasladado a un prestador de servicio seleccionado.

8. Política de privacidad

idUS respeta la privacidad de sus usuarios, de modo que toda la información que recibe se usa únicamente para darse de alta en la intranet del repositorio a aquéllos que desean y están autorizados a depositar documentos y para activar el servicio personalizado de alertas. Cualquier usuario dado de alta en idUS puede suscribirse a este servicio de alertas que informa a diario de los nuevos depósitos realizados a nivel de colección.

En conformidad con la adecuación a la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal 15/1999 idUS no hace pública la información de sus usuarios relativa a visitas individuales al repositorio ni los datos personales necesarios para dar de alta documentos en el sistema.

Si tiene alguna duda sobre el formato de los archivos que desea depositar o si el tamaño del archivo supera los 512 MB puede ponerse en contacto con el equipo de gestión de idUS en idus@us.es (sería conveniente tener una cuenta institucional para el repositorio cuando tengamos el nombre).

Acceso y contacto

Acceso

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Contacto: idus@us.es

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