Guías de la BUS: idUS: Depósito de documentos

Depósito de documentos

idUS es el depósito digital creado para recoger, difundir y preservar la documentación producto de la actividad científica de la Universidad de Sevilla. Sus objetivos son:

Reunir la documentación científica generada por sus investigadores
Incrementar su visibilidad y difusión dentro de la comunidad científica nacional e internacional
Asegurar su preservación, organización y libre acceso, garantizando al mismo tiempo el reconocimiento de los derechos de autor.

Cualquier miembro del colectivo de Personal Docente e Investigador de la Universidad de Sevilla puede depositar su producción científica en idUS en acceso abierto.

Antes de comenzar con el proceso de depósito de un documento es necesario informarse sobre los derechos de propiedad del mismo.

Si se trata de un artículo de revista habrá de consultarse su política editorial en el directorio Sherpa/Romeo, en el caso de revistas internacionales, y Dulcinea para las revistas españolas. En ambos directorios podrá comprobar qué versión del artículo puede depositar en idUS.

Puedes encontrar una guía de ayuda sobre la nueva web de Sherpa/Romeo en este enlace.

Si queremos depositar un documento que no tiene una política definida sobre el acceso abierto, debemos contactar con el editor para solicitar su permiso. Para ello puede utilizar los modelos de correo electrónico elaborados por la Biblioteca en castellano y en inglés. A la hora de realizar el depósito debe reenviarnos dicho permiso a idUS@us.es

Por otro lado, es necesario seguir las recomendaciones para la cumplimentación de campos en el proceso de depósito. Ello favorece la recolección de dichos documentos por Google, Recolecta, Opendoar, etc. y por tanto su visibilidad.

¡Importante!

Es preciso solicitar una autorización al equipo de gestión de idUS para depositar documentos en el repositorio. Para ello, la primera vez que lo haga debe completar este formulario, con su dirección de correo institucional. Una vez que reciba respuesta podrá comenzar sus envíos.

Identificarse: el primer paso para depositar documentos en idUS, una vez que ya tenemos autorización, es registrarse. Para ello debe acceder a idUS y clicar sobre “Acceder”.

Comenzar un nuevo envío: Una vez registrado con su usuario virtual deberá elegir la opción “Comenzar un nuevo envío”

Posteriormente deberá seleccionar la colección en la que quiere depositar su documento. Una vez seleccionada pulse “Siguiente”.

En la parte superior de la página se encuentra con siete botones que representan los pasos a seguir a la hora de depositar un documento. Estos botones le indican en qué fase del proceso se encuentra. Una vez que comience el proceso de depósito siempre se puede volver atrás pulsando en el botón correspondiente.

Se puede interrumpir el proceso de depósito en cualquier momento y eliminarlo o bien guardarlo para continuar más tarde. Simplemente se ha de hacer clic en la opción "Guardar/Salir", que aparece al final de la página. Los datos que se introduzcan serán almacenados hasta que se vuelva a cargar el documento. Si quiere eliminar el envío, una vez pulsada la opción “Guardar/Salir” elija la opción “Eliminar el envío”

Describir el ítem: en este paso se introduce la información que constituirá el registro de metadatos y permitirá a los motores de búsqueda recuperar el documento. Los campos pueden variar dependiendo de la colección (artículo, ponencia, capítulo, etc.).

Es importante prestar atención a los acentos pues los resultados de la búsqueda variarán en función de si hay o no acentos.

La información se incluye dentro de cada una de las casillas. Tenga en cuenta, que si precisa añadir más información, puede seleccionar la indicación “Añadir” para cuantas casillas precise.

Autores: es un campo obligatorio. Es importante comprobar previamente si el autor está en idUS y en caso afirmativo escribirlo exactamente igual para no generar múltiples variantes. Por ejemplo: si ya está Sánchez Pérez, Antonio, no puede poner Sánchez P., Antonio, pues se generarían dos entradas para un mismo autor. Puede cotejar esta información en FAMA

Nota: Escriba sólo en mayúsculas las iniciales de los apellidos y nombre.

Título: es un campo obligatorio. Es importante comprobar que el título no está ya en idUS. No debe escribirse en mayúsculas ni poner punto al final. Cuando cuente con caracteres no representados por el alfabeto, podremos copiar o indicar entre corchetes el símbolo que aparece en el original.

Nota: Si se trata de una tesis o de un artículo incluido en una revista editada por el Servicio de Publicaciones de la Universidad de Sevilla, no se introducirá. Estos documentos los carga la Biblioteca.

Títulos alternativos: Introducir aquí título en otro idioma, una abreviatura, un acrónimo, etc.
Tipo de documento: es un campo obligatorio. Seleccione el tipo de documento que mejor se ajuste al registro (artículo, capítulo de libro, ponencia, etc.).
Departamento: es un campo obligatorio. Se debe consignar el Departamento al que pertenece el autor del documento. Debe incluirse con el formato “Universidad de Sevilla. Departamento de XXX”.
Fecha de publicación: solo es obligatorio introducir el año.
Idioma: Es una lista de selección múltiple que permite elegir el iodioma en que está escrito el documento. Si está escrito en más de un idioma, se pueden seleccionar varios (ctrl + click ratón).
Resumen: Campo repetible. Se introduce en recuadros distintos el resumen en varios idiomas. Esto facilita que se puedan hacer búsquedas más afinadas en Google. Si el documento no tiene resumen, no se introduce.
Palabras clave: Introducir las palabras clave que contenga el propio documento. Pueden añadirse tantas como se quiera.
Editor: Escribir el nombre del editor tal y como aparece en la publicación. Evitaremos las palabras: Editorial, editora, Impresor, etc. siempre y cuando no forme parte del nombre establecido.
Identificadores: ISSN en el caso de revistas o ISBN en el caso de libros. Puede ponerse más de uno, pues es un campo repetible.
Patrocinadores: Este campo no es visible en el registro. Se pueden incluir aquí los que han aportado subvenciones para realizar el trabajo, por ejemplo, proyectos europeos, la universidad, etc. En el caso de que el artículo haya sido subvencionado por un proyecto europeo, es obligatorio indicarlo en este campo.
Versión del editor: Escribir la URL de la versión de editor (la página web en la que originalmente aparece el documento) o el número DOI del artículo. Ej. http://dx.doi.org/10.1038/415726a
Acceso embargado al documento: Elegir NO en caso de que el archivo pueda publicarse inmediatamente y SI en el caso de que el editor tenga establecido un periodo de embargo para el mismo.
Fecha de fin del embargo: Consignar la fecha en la que se hará público el documento.
Cita bibliográfica: Introducir la cita bibliográfica del documento en formato APA.

Ej. para libro:

Padrini, F. y Lucheroni, M.T. (Año de publicación). Título. Lugar de publicación: Editor

Ej. para artículo:

Ibáñez Brambila, B. (Año de publicación). Título. Revista, Volumen (Número), Página inicial- Página final.

Información validador: Introducir cualquier tipo de información que se considere relevante y que no se haya podido incluir en otro campo.

Subir el fichero: Seleccionar el archivo del disco del ordenador que estamos utilizando para gestionar el depósito. El nombre del fichero no debe tener diacríticos, signos de puntuación, ni caracteres como ñ o &. Si tuviera virus el archivo sería rechazado automáticamente.

Revisar envío: Este paso es para comprobar que todos los campos se han cumplimentado correctamente. Si no es así, se puede dar al botón “Corregir algunos de estos campos”, y se volvería al proceso de introducción del documento. Si todo es correcto hacer clic en el botón “Siguiente”.

Licencia: Todo el contenido de idUS está bajo una licencia Creative Commons (http://creativecommons.org/) Reconocimiento-No Comercial-Sin obra derivada: el otorgante de la licencia permite copiar, reproducir, distribuir y comunicar públicamente la obra, siempre y cuando se citen y reconozcan a los autores originales. No se permite, sin embargo, utilizar esta obra para fines comerciales ni la creación de obras derivadas de la misma.

Puede especificar algún cambio en esta licencia, eligiendo la opción Creative Commons, recomendada por el equipo de gestión de idUS. Si elige sin licencia Creative Commos se pondrá el documento en dominio público.

Licencia de distribución: si tiene cualquier duda sobre el contenido de la licencia, por favor contacte con el equipo de gestión de idUS idus@us.es

No conceder la licencia no eliminará el envío, aunque este no será visible. Es necesario conceder la licencia para que el documento se publique en idUS.

Cada vez que finalice un depósito, este permanecerá en el área de “Envíos en revisión” hasta que sea aprobado por el equipo de gestión de idUS. El equipo comprobará que los campos estén debidamente cumplimentados y que la versión del documento depositada es la correcta atendiendo a las políticas editoriales. El usuario recibirá un mensaje de correo electrónico informando al respecto.

En el caso de que la biblioteca detecte alguna incidencia (por ejemplo, el archivo subido no se corresponde con el documento descrito), rechazará el envío y lo comunicará por correo electrónico. Se pueden realizar las modificaciones oportunas y volver a enviarlo.

Una vez que su documento sea validado por el equipo de gestión de idUS, automáticamente se le asigna una URL permanente que recibirá a través del correo electrónico. Los URI persistentes son registrados con el sistema Handle System. Todo ello facilitará la localización del documento y su cita.

Con el objeto de asegurar la disponibilidad del contenido de idUS y que pueda ser leído o reproducido:

El contenido será comprobado regularmente para preservar su integridad, seguridad y durabilidad.
El contenido será transformado en nuevos formatos cuando se considere necesario (en base a esos mismos criterios de seguridad y durabilidad).
Se proporcionarán, cuando sea posible, emulaciones de software para el acceso a formatos que no puedan ser migrados.
Se realizan copias de seguridad regulares del contenido completo de idUS, incluyendo datos y metadatos.

En cuanto al soporte de formatos:

De acuerdo con la Norma Técnica de Interoperabilidad por la que se aprueba el catálogo de estándares, y con el objeto de garantizar la interoperabilidad y la prestación del servicio de acceso a los elementos depositados en idUS en condiciones que permitan la independencia de las alternativas tecnológicas seleccionadas por los usuarios finales, se recomienda el depósito de contenido en los formatos documentales recogidos en dicha norma.
De acuerdo con el párrafo anterior, y considerando las capacidades del software utilizado por el repositorio, así como los formatos de uso más común, se desarrolla en el Anexo I una relación de formatos.
No se permite el depósito de elementos protegidos mediante contraseña, cifrados total o parcialmente, o que contengan código malicioso.
Sobre el tamaño de los ficheros, el límite máximo establecido para cada archivo individual en idUS es de 512 MB.

En el caso de producirse el cierre del servicio de depósito de documentos en idUS, y para respetar en la medida de lo posible las políticas descritas anteriormente, el contenido del repositorio será trasladado a un prestador de servicio seleccionado.