Crear una estructura para tus actividades diarias de estudio, trabajo y descanso con el objetivo de optimizar tu productividad y lograr tus metas académicas es fundamental. Es beneficioso programar sesiones de trabajo en un horario consistente y ajustarse según lo que funcione mejor para ti.
Para facilitar este proceso, es recomendable utilizar un calendario donde puedas registrar tus horas de estudio y todos los plazos importantes, distribuyéndolos de manera equilibrada a lo largo de una plantilla de tiempo disponible. Además, establecer un plan para la semana al principio de cada semana aumenta las probabilidades de terminar el trabajo a tiempo, ya que proporciona una estructura y guía para organizar las actividades.
Al comenzar un nuevo semestre o cualquier otro momento significativo, como las vacaciones de verano o de invierno, es importante tomarse un tiempo para reflexionar sobre tus objetivos y tener una visión amplia del tiempo que se avecina. La cantidad de tiempo que dedicas al trabajo debe estar en línea con el diseño de tu empleo y tus metas personales.
En la gestión del tiempo, establecer recordatorios es esencial para cumplir con plazos y compromisos. Configurar un recordatorio, por ejemplo, 15 minutos antes de una reunión, te permite prepararte adecuadamente y llegar a tiempo. Del mismo modo, fijar un recordatorio en el calendario antes de la fecha límite de una tarea o proyecto te ayuda a recordar los compromisos importantes y a garantizar que tengas tiempo suficiente para completarlos de manera efectiva. Estos recordatorios son herramientas clave para mantenerse organizado y cumplir con los objetivos establecidos en el tiempo asignado.
Considera tu propio ritmo. Si normalmente comienzas el día con energía, piensa en dedicar ese tiempo a estudiar o realizar tareas domésticas. Si experimentas una disminución de energía por la tarde, aprovecha ese momento para relajarte viendo la televisión sin sentirte culpable o para pasar tiempo con amigos.
No olvides tomar descansos. Aunque pueda parecer contradictorio, tomar descansos regulares puede aumentar la productividad. Breves pausas, como estirarse, cambiar a una tarea diferente o dar un paseo corto, pueden ayudar a despejar la mente y mejorar la concentración.
Para organizar tu tiempo, aumentar la productividad, evitar el incumplimiento de plazos y convertirte en un experto en gestión del tiempo, es esencial combinar varias herramientas y técnicas. Una de las más recomendadas es crear una to-do list (lista de cosas por hacer). A continuación, se presenta una lista de herramientas, tanto analógicas como digitales, que puedes utilizar para mejorar tu gestión del tiempo.
Calendarios en Papel
To-Do Lists en Papel
Agendas
Cuadernos y Libretas
Pizarras Blancas
Planificadores de Sobremesa
Diarios de Productividad
Relojes y Temporizadores Analógicos
Calendarios Digitales
Aplicaciones de Gestión de Proyectos
Aplicaciones de Notas
Aplicaciones de Gestión Personal
Priorizar tareas es crucial porque te permite gestionar tu tiempo y energía de manera eficiente, asegurando que las actividades más importantes y urgentes se completen primero. Esto reduce el estrés, aumenta la productividad y ayuda a alcanzar tus objetivos de manera más efectiva. Para lograrlo, puedes seguir estos consejos:
Time-blocking: Cada vez que tengas que realizar una tarea, asígnale un bloque específico en tu calendario. Esto no solo te ayuda a asegurarte de que tienes tiempo reservado para cada actividad, sino que también reduce la procrastinación y aumenta la productividad al establecer límites claros para cada tarea.
Hay personas para quienes el time-blocking no funciona, por lo que deberían enfocarse en la segunda técnica:
Bloquear el Daily Highlight: Todos los días, decide cuál será la tarea más destacada de tu jornada, la única que realmente debes hacer. Al priorizar una sola tarea, aumentas las probabilidades de completarla. En los días sin una tarea específica destacada, es fácil perder tiempo revisando tu lista de pendientes, lo que dificulta cumplir con tus objetivos.
Además, pueden beneficiarse utilizando la Matriz de Eisenhower para clasificar las tareas en urgentes e importantes, importantes pero no urgentes, urgentes pero no importantes, y ni urgentes ni importantes. Esto ayudará a determinar qué tareas abordar primero y a mantener un enfoque claro en las prioridades.
Participar en actividades de ocio es esencial para el bienestar mental y físico. Por eso, cuando hablamos de tiempo libre y organización, es importante entender que el ocio nos ayuda a recargar energías, reducir el estrés y mejorar nuestro estado de ánimo. Cuando nos tomamos tiempo para disfrutar de actividades recreativas, estamos más motivados y renovados para enfrentar nuestras responsabilidades diarias. Así que, dedicar tiempo al ocio no solo es beneficioso para nuestra salud, sino que también contribuye a una mayor productividad y eficacia en nuestras vidas.
Destaca la importancia de priorizar actividades y compromisos que realmente nos apasionen y nos aporten valor a medida que avanzamos en la vida y nos enfrentamos a más oportunidades y responsabilidades. En lugar de dispersarnos y aceptar todo lo que se nos presenta, Dereck Sivers en su libro Hell Yeah or No: What’s Worth Doing, propone adoptar una mentalidad de "sí rotundo" únicamente para aquellas cosas que genuinamente nos entusiasmen y nos impulsen hacia nuestros objetivos y valores más profundos. Esta perspectiva ayuda a evitar el agotamiento y la sobreextensión, permitiéndonos concentrarnos en lo que verdaderamente importa para nosotros.
Para administrar tu tiempo de manera efectiva, es esencial asignar aproximadamente 8-10 horas diarias para trabajo, estudio y actividades sociales, teniendo en cuenta que las tareas pueden llevar más tiempo de lo previsto, por lo que siempre es útil incluir un margen adicional. Además, programa momentos de descanso y acepta que pueden surgir imprevistos.
Desarrolla el hábito de terminar lo que empiezas y evita saltar de una tarea a otra dejando tareas incompletas. El trabajo académico requiere tiempo, así que dedica tiempo extra a pensar, analizar y comprender tu trabajo, pero procura no ser perfeccionista. Mantén una perspectiva realista sobre el tiempo que dedicarás a cada tarea.
Como ejercicio saludable, es importante celebrar tus éxitos, ¡por muy pequeños que sean! Reconocer y celebrar tus logros, por mínimos que parezcan, es una forma efectiva de mantenerte motivado y positivo en tu camino hacia tus metas
Identificar y eliminar las distracciones es clave para mejorar la productividad. Por ejemplo, desactiva las notificaciones del móvil y evita mirar las redes sociales durante las sesiones de estudio. Ten en mente las actividades a las que tiendes cuando no quieres trabajar, como limpiar tu lugar de estudio o navegar por redes sociales, y evítalas activamente.
Organiza tu área de trabajo de forma ordenada y libre de desorden, elimina elementos visuales que te distraigan, crea una zona libre de tecnología donde no haya dispositivos electrónicos, añade elementos que fomenten la concentración como plantas o música suave, considera el uso de auriculares con cancelación de ruido en entornos ruidosos, y establece límites visuales utilizando divisores o pantallas en espacios compartidos. Al seguir estos consejos, puedes crear un entorno propicio para la concentración y mejorar tu productividad.
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